e-ERP

Logiciel de gestion intégrée

Description

Le terme ERP provient du nom de la méthode MRP (Manufacturing Resource Planning) utilisée depuis les années 1970 pour la gestion et la planification de la production industrielle.

Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune. Cela crée une différence importante avec la situation préexistante (les applications sur mesure existant avant les ERP) car les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature (exemple : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC…).

L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie.

Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de workflow).

Avantages

Les ERP/PGI (opposés aux applications dédiées) présentent plusieurs avantages :

• optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;

• cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;

• intégrité et unicité du Système d'information ;

• partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;

• minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;

• globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;

• maîtrise des coûts et des délais de mise en Å“uvre et de déploiement ;

Ce dernier point est essentiel et la mise en œuvre d'un ERP/PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le « cadre normatif » de l'ERP/PGI.

Les ERP/PGI vont pouvoir gérer et prendre en charge :

• plusieurs entités ou organisations (filiales, etc.) ;

• plusieurs périodes (exercices comptables par exemple) ;

• plusieurs devises ;

• plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales) ;

• plusieurs législations ;

• plusieurs plans de comptes ;

• plusieurs axes d'analyse en comptabilité analytique.

NB : L'intérêt de faire l'acquisition d'un PGI, au niveau de la comptabilité, est la création des écritures comptables en temps réel, et en automatique. C'est un outil de productivité car il permet les saisies redondantes, et le partage d'une information plus fiable. La mise à jour se fait alors. L'utilisation d'une base de donnée unique permet de rassembler l'ensemble des données et d'assurer ainsi une mise-à-jour constante de ces données.

Modules fonctionnels

Les modules fonctionnels sont :

• CRM & SRM ; gestion de la relation client

• Comptabilité analytique et financière (Conforme aux exigences française)

• Gestion des stocks

• Gestion de production (GPAO)

• Gestion de projets et des activités de services

• Norme qualité : ISO 9001 version 2000

• Gestion des ventes

• Gestion des achats

• Marketing

• Logistique

• Ressources Humaines

• Gestion documentaire